Klokken­lui­ders­re­geling

Wat is een klokkenluider?

Een klokkenluider is iemand die een inbreuk meldt van Amal op een wetgeving of regelgeving die in Vlaanderen van toepassing is. Wie een inbreuk wil melden, volgt een bepaalde procedure en krijgt zo een zekere bescherming. Bedoeling is dat inbreuken zo sneller opgespoord en behandeld kunnen worden.

Voorbeelden

Meldingen over corruptie, fraude, discriminatie, grensoverschrijdend gedrag, diefstal, lasterlijke/beledigende berichten op het internet, …

Niet enkel personeelsleden kunnen klokkenluiders zijn, maar ook andere personen die met Amal samenwerken, zoals bijvoorbeeld stagiair(e)s, vrijwilligers, bestuurders, consultants, leveranciers, sollicitanten, ex-werknemers …

Let wel! Burgers die geen werkrelatie hebben met Amal of die enkel deelnemen aan de activiteiten kunnen inbreuken rechtstreeks melden via:

• klachten@amal.gent
• Gentinfo of de ombudsvrouw

Wat is bescherming?

Concreet wil bescherming zeggen dat de melder beschermd wordt tegen kwalijke gevolgen, zoals bv. schorsing, ontslag, negatieve evaluatie, intimidatie … Die bescherming is er niet enkel voor de klokkenluider zelf. De beschermingsmaatregelen gelden ook voor al degenen die verbonden zijn met de melders (bv. collega’s, familieleden of personen die de melder bijstaan) en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkcontext.

Er zijn wel twee belangrijke voorwaarden voor die bescherming:

1) De melder moet gegronde reden hebben om aan te nemen dat de informatie van de melding correct is.

2) Het moet gaan over een inbreuk op een wetgeving of regelgeving die in Vlaanderen van toepassing is.

Hoe melden?

Personeelsleden van Amal gebruiken bij voorkeur het interne meldingskanaal. Amal heeft een intern meldingskanaal waar klokkenluiders terecht kunnen. Zo'n melding gebeurt:

• schriftelijk via het mailadres meldingklokkengelui@amal.gent;
• schriftelijk via Amal vzw, Klokkengelui – Kongostraat 42 – 9000 Gent;
• telefonisch via 09 265 78 40 (vragen naar de verantwoordelijke HR).

Als klokkenluider kan je er zeker van zijn dat jouw identiteit vertrouwelijk wordt gehouden en dat de gegevens die je deelt worden beveiligd, zodat enkel HRM er toegang tot heeft. Binnen de 7 dagen na zo een melding krijg je een ontvangstbevestiging en feedback volgt binnen ten hoogste 3 maanden daaropvolgend.

Anonieme meldingen bemoeilijken de communicatie omdat de melding dan moeilijk kan worden opgevolgd. Daarom worden anonieme meldingen afgeraden.

Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting met (een vertegenwoordiger van) het interne meldingskanaal om de informatie van je melding te bespreken. Het interne meldingskanaal informeert je als de (telefoon)gesprekken worden opgenomen.

Het intern meldpunt behandelt je melding op een onafhankelijke en doeltreffende manier en geniet dus steeds de voorkeur. Enkel als je denkt dat je melding toch niet doeltreffend intern behandeld kan worden of dat je het risico loopt op represailles, kan je de inbreuk melden bij het extern meldingskanaal Vlaamse Ombudsdienst. Hier vind je de contactgegevens.

Niet alles hoeft via het meldpunt te verlopen. Amal is een open organisatie en de snelste manier om gehoord te worden is nog steeds om bij de leidinggevende, HRM of directeur aan te kloppen. Jouw opmerkingen worden steeds serieus genomen. Het meldpunt is er enkel als je vreest dat jouw opmerking niet zal gehoord worden of als je repercussies vreest.

Personeelsleden kunnen intern ook nog steeds bij de vertrouwenspersoon terecht voor andere klachten zoals bv. bij grensoverschrijdend gedrag en conflicten. Dat staat buiten de klokkenluidersregeling. Als je toch iets te melden hebt, is een interne melding de logische stap. Intern of extern melden beslis je zelf. Een interne melding wordt wellicht sneller opgepikt. Maar bij beiden krijg je dezelfde bescherming gegarandeerd.

Externen in een werkrelatie met Amal kunnen de inbreuk rechtstreeks melden bij het extern meldingskanaal Vlaamse Ombudsdienst. Hier vind je de contactgegevens.

Voorbeelden van externen:

• sollicitanten;
• vrijwilligers;
• stagiair(e)s;
• interims;
• ex-personeelsleden;
• lokale mandatarissen;
• leveranciers;
• aannemers;
• personeelsleden die door een andere organisatie ter beschikking gesteld zijn aan Amal;
• ...

Bescherming tegen sancties

Als klokkenluider word je beschermd tegen eventuele sancties. Je mag niet gestraft worden of nadelen ondervinden omdat je de inbreuk hebt gemeld (bv. negatieve beoordelingen, ontslag, ...). Welke sancties je werkgever niet mag nemen, kan je nalezen in artikel III.60/12, §1 van het Bestuursdecreet.

Uitzonderingen

• Je kan deze regeling niet gebruiken om een lopende procedure tegen te houden.
• Als je bewust onjuiste informatie meldt of openbaar maakt, krijg je geen bescherming en zijn er wel straffen mogelijk. Je moet dus gegronde redenen hebben om te geloven dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist is.

Rechten van de vermoede schender

De persoon over wie de melding gaat (de vermoede schender), heeft deze rechten:

• geheimhouding van de identiteit;
• recht op een doeltreffende voorziening in rechte;
• recht op een eerlijk proces;
• vermoeden van onschuld;
• recht van verdediging, bijvoorbeeld het recht om gehoord te worden en het recht op toegang tot het dossier.

Verwerking van je persoonlijke gegevens

Het meldpunt verwerkt jouw gegevens bij de behandeling en registratie van meldingen, op basis van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze gegevens kunnen verwerkt worden:

• naam van de melder;
• contactgegevens en functie van de melder;
• naam van de facilitator (persoon die ondersteuning geeft aan de melder zoals een vertrouwenspersoon, de vakbond, rechtshulp) of van derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van sancties in een werkcontext;
• naam en de functie van de vermoede schender en informatie over de inbreuken;
• naam van de getuigen;
• schriftelijke meldingen;
• het schriftelijke verslag van mondelinge meldingen.

Advies nodig?

Wil je graag kosteloos advies vooraleer je een inbreuk meldt?

Personeelsleden

Stuur je adviesvraag als personeelslid naar de Juridische Dienst en Kennisbeheer van de Stad Gent (klokkenluidersadvies@stad.gent). Je krijgt informatie en advies over de:

• beschikbare procedures die bescherming bieden tegen sancties;
• rechten van de vermoede schender (= persoon over wie de melding gaat).

Externen

• Externen kunnen voor advies terecht bij de Vlaamse Ombudsdienst.